L'organisation d'un JoomaApéro n'est pas très compliquée en soit mais cela demande un minimum d'organisation et un peu de temps evidemment. Dans cet article, vous trouverez de nombreux conseils qui vous aideront sans aucun doute à organiser votre propre JoomApéro.
Fixer une date
Un JoomApéro est une rencontre entre initiés, éclairés et amateurs. Le point commun entre nous tous étant Joomla mais nous n'avons pas tous les même disponibilités : certains pourront être présent soit le soir, soit le week-end ou encore en journée. Vous l'aurez donc compris le jour et l'heure du rendez-vous pourront difficilement convernir à tout le monde. Il faudra donc trouver la meilleure solution de contenter le plus grand nomdre de participants. Une solution simple qui peut vous aider dans ce choix, c'est la réalisation d'un sondage grâce à un outil comme Doodle.
Rendez-vous donc sur http://doodle.com pour créer un compte (si vous n'en avez pas déjà un). Ensuite créez votre sondage en proposant différents jours et horaires. N'hésitez pas à en mettre un bon nombre, cela facilitera le choix de ceux qui veulent participer. Sur Doodle les votes multiples sont autorisés, il ne vous restera plus qu'à compter le nombre de réponses, une fois le sondage terminé. Vous obtiendrez ainsi une date satisfaisante pour le plus grand nombre.
Choisir un lieu
Nous en sommes qu'aux début des JoomGroupes et nos rencontres ne rassemblent pas des centaines de participants. De ce fait, il est donc plus simple de trouver un lieu permettant de réunir une dizaine de personnes : un bar, une salle de quartier voire même à l'extérieur si le temps le permet. Une connexion Wifi n'est pas une obligation. Pour ceux qui aimeraient montrer leurs sites, ils peuvent le faire en local ou grâce à une clé USB.
Choisissez de préférence, un lieu situé au centre de votre région de JoomGroupe. En effet, cela évite de faire courir tout le monde dans un lieu trop excentré. Si c'est possible, choisissez un bar situé près d'un restaurant car il est fréquent que le JoomApéro se poursuive en JoomResto. Par contre, concertez vous avec les participants pour le choix du restaurant. Tous les participants n'ont pas le même budget et un JoomApéro doit rester en accord avec les valeurs de Joomla : ouvert à tous !
Réunir les confirmations
Le site des JoomGroupes sera un excellent outil car il simplifiera les choses à ceux qui organisaient des JoomApéros via le forum Joomla. Ce dernier n'étant pas le meilleur moyen d'obtenir la confirmation de tout le monde. En effet, au travers des nombreuses pages du forum, il n'est pas aisé de retenir qui participe ou non. A l'avenir, grâce au site JoomGroupe chacun pourra facilement s'inscrire à l'évènement de son choix. Mais le site est à l'heure actuelle encore en développement, cette solution n'est donc pas encore disponible et c'est donc via le forum que vous devrez trouver des participants. Il ne faut donc pas hésiter à prendre contact avec les membres du forum que vous connaissez ou qui habite près de chez vous.
L'important est de se lancer et même si vous êtes seul au départ, votre JoomGroupe local s'agrandira naturellement au fur et à mesure que les gens seront au courant qu'un JoomGroupe existe près de chez eux.
Le déroulement de la soirée
En tant qu'organisateur de l'évènement, vous devez arriver avant tout le monde afin d'accueillir les participants à mesure qu'ls arrivent. Afin de se repérer plus facilement, il existe une astuce : imprimez sur une feuille A4 pliée en 2, le logo des JoomGroupes et/ou de Joomla. C'est un bon moyen car cette feuille sera identifiable rapidement en arrivant sur le lieu. Il va falloir ensuite "présider" la soirée.
Mais rassurez-vous, on ne vous demande pas de jouer au "petit chef", vous devrez simplement vous assurer que le sujet de départ soit suivi. Par exemple, il est intéressant de commencer en faisant un tour de table pour que chacun puisse se présenter aux autres (leur profession, leur niveau Joomla, comment ont-ils connus ce CMS, les sites déjà réalisés, en cours ou en projet, les thèmes que vous aimeriez aborder, ...). Il ne s'agit que d'un point de départ car par la suite, les sujets de conversations arrivent naturellement. Dans un premier temps, autour de Joomla puis sur des sujets complètements différents. Vous vous rendrez compte qu'après quelques JoomApéros, les participants réguliers se connaissent, ce qui permet de les réunir plus facilement.
Si vous le pouvez, amener avec vous un appareil photo, cela fera des souvenirs à mettre sur le site des JoomGroupes ou sur la page Facebook de l'AFUJ.
A quelle fréquence ?
Comme il est dit au début de l'article, le choix de la date est compliqué et vous ne pourrez pas satisfaire tout le monde. C'est la même chose pour la fréquence. Organiser un JoomApéro représente un investissement personnel conséquent pour l'organisateur, il ne sera donc pas possible d'en faire trop souvent. Par exemple, le JoomGroupe de Bordeaux se réunit une fois par mois et cela convient très bien. Bien sûr, il arrive que certains participants ne soient pas là tous les mois mais dans l'ensemble, cette fréquence convient au plus grand nombre.
L'après JoomApéro
Après ? On prépare le prochain JoomApéro ! Mais avant cela (choix de la date via Doodle), il est intéressant d'aller sur le forum afin de faire un résumé de votre soirée et de mettre quelques photos dans l'album si vous en avez. C'est le meilleur moyen de montrer à tout le monde que la convivialité est de mise dans les JoomApéros.
Source : Comment préparer un JoomApéro
